テレワークのコミュニケーション問題と解決方法

最終更新日:2020年12月23日

テレワークで起こるコミュニケーション問題とは

コロナ禍や働き方改革によりテレワークを導入する企業が増えていますが、働きやすさや生産性向上までの運用ができていないところが多くあります。テレワークの問題点としてあげられるのが、コミュニケーションの難しさです。

オフィスで業務を行う時は、顔を合わせて言葉を交し、簡単にコミュニケーションが取れました。テレワークは、メールやチャットなどの文章でコミュニケーションを取るのが基本です。その場合、上手く意思が伝わらないなどの問題が生じます。

テレワークのコミュニケーション問題点とその解決方法について説明します。

テレワーク導入の課題

テレワークを利用していないが、今後利用したいという雇用者を対象としたアンケート結果を見ると、テレワークを利用する上での課題は以下となります。

  • ・会社のルールが整備されていない(49.6%)
  • ・テレワークの環境が社会的に整備されていない(46.1%)
  • ・上司が理解しない(28%)
  • ・セキュリティー上問題がある(24.6%)
  • ・他の従業員から孤立している感じがする(15.5%)
引用:総務省: テレワークによる働きやすい職場の実現 https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144320.html

企業のルールや環境が整備されていないことがテレワーク導入の主な課題です。国はテレワークを推進しており、さまざまな支援を行っています。テレワーク実施ができるサテライトオフィスの情報提供やテレワークを導入手順書も公開しています。

テレワークのコミュニケーション方法とは

テレワークは、会社に出勤しないために職場の上司や仲間に会う機会が少なくなります。仕事の依頼や相談、問い合わせもすべて、電話やメール、チャットなど非対面で行うため、簡単なコミュニケーションで話が通じていたものが伝わりにくくなります。 先のアンケート調査で、「他の従業員から孤立している感じがする(15.5%)」といった孤立感による仕事へのモチベーションの低下が懸念されます。

コミュニケーション円滑にするビジネスICTツール

テレワークでコミュニケーション不足を防ぐために、テレワーク実施のルールと併せて、コミュニケーションツールの導入が必要です。総務省では、ビジネスICTツールと呼んでいますが、導入しているツールは以下の回答がありました。

  • ・ビデオ会議システムの導入(49.0%)
  • ・チャットの導入(39.6%)
  • ・勤怠管理システム(29.2%)
  • ・バーチャルオフィス(27.1%)
  • ・画面モニタリングシステム(17.7%)

ビジネスICTツールは他にも稟議書や帳票などの決裁プロセスを電子化し、PC上で事務処理を行える電子決裁システムや企業・グループ内で電子ファイルを共有するためのファイル共有システムがあります。

ICTツールを使った解決策

ビデオ会議システム

ビデオ会議システムは、相手の顔を見ながらコミュニケーションが可能です。複数人でも双方向で会話が可能なため、電話のやり取りと比べ、コミュニケーションが取りやすいツールです。

ビデオ会議システムの機能として、PCの画面を共有できるため、資料説明や内容確認が簡単にできるのがメリットです。ビデオ会議システムは画面の録画ができます。会議に参加ができなかった社員やチームへの動画で情報共有することで、議事録よりも会議内容が伝わりやすくなります。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、メッセージ検索やタグ付け、問い合わせの返信などをまとめて管理するスレッド機能があります。また、クラウド上にファイル保存・共有ができるビジネス向けチャットツールです。

ビジネスチャットの利用は、やりとりが文字で残るので、「言った、言わない」のコミュニケーションミスを防ぐことができます。

電話は、相手の都合や良いタイミングが分からず、掛けることを躊躇してしまいます。 チャットは、相手のタイミングや自分の都合に合わせて回答ができるので、コミュニケーションが取りやすくなります。また、メールの文章より、簡単なテキストでコミュニケーションができることもメリットです。

ビジネスチャットを上手く活用すれば、効率的・生産的なコミュニケーションが可能になります。

勤怠管理システム

テレワークは会社へ出社しないので、社員の勤務状況が分かりにくくなります。 勤怠管理システムは、出勤退勤の時間管理や勤務状況をリアルタイムに把握することができます。シフトの変更や有休申請、承認もシステムで行うことができます。

勤怠データの集計機能や人事評価システムと連携するものがあり、バックオフィス業務にかかる時間やコストの削減につながります。

テレワークが普及拡大し、支援するツールの市場も広がっています。さまざまなツールがあるので、自社にあったツールを見つけ、業務効率化や生産性の向上につなげましょう。

ICTツール以外の解決策

テレワーカーのコミュニケーション確対策のアンケート回答で、ICTツール以外の対応があがっています。

  • ・自社によるサテライトオフィスの整備 24%
  • ・テレワークに対する相談、フォローアップ制度19.8%
  • ・コワーキングスペースの利用補助 3.1%

テレワークの在宅勤務だけでは、上司や他の社員とのコミュニケーションは少なくなり、仕事へのモチベーションの低下が懸念されます。コミュニケーション可能な場所の提供や施設利用の補助が必要となります。

日本テレワーク協会ホームページにサテライトオフィス情報として、全国のコワーキングスペースやシェアオフィスなどの施設を紹介するページがあります。

一般社団法人日本テレワーク協会:コワーキング・シェアオフィス・レンタルオフィス施設等の紹介 https://japan-telework.or.jp/coworking/

また、サテライトオフィスを開設したい企業へ、国のプロジェクトでお試し勤務ができます。 サテライトオフィスとは、企業や事業所から離れた場所にあるオフィスのことです。 このプロジェクトでは、サテライトオフィス開設を検討するにあたり、お試し勤務を実施する企業を募集しています。

総務省:お試しサテライトオフィス https://www.soumu.go.jp/satellite-office/

ビデオ会議のマナーとは

テレワークで一番使われているICTツールがビデオ会議システムです。オンライン上で会議を行うだけでなく、上司やチームのメンバー、お客様とのマンツーマンのコミュケーションを行う際にも利用されています。

ビデオ会議システムを利用が一般的になっていますが、ビデオ会議のマナーを理解せずに、使用すると、コミュニケーションが悪くなる可能性もあります。ビデオ会議を使用する上でのマナーについて説明します。

事前にインターネット接続と機器を確認しておく

ビデオ会議が始まる直前に準備をすると、予想外のトラブルで会議にログインができず、他の参加者に迷惑をかける場合があります。PCの設定も確認しておかなければ、音声が聞こえない、マイク入力ができないといった不具合で会議が遅れてしまいます。

初めてビデオ会議を使う前には、必ず使用テストを行いましょう。

静かな場所を見つける

ビデオ会議を行う場合は、静かな場所が必要です。まわりで騒音があれば、ビデオ会議のマイクが音を拾ってしまい、他の方の発言が途切れてしまう可能性があります。騒音で相手の声が聞こえず、コミュニケーションが上手くできなくなります。

ビデオ会議は必ず静かな場所で行うか、マイクとヘッドフォンがセットになったヘッドセットを使用しましょう。

自分が話していないときにはマイクをミュートする

ビデオ会議では全体の音をひろうので、発言者以外の参加者はマイクをミュートにしましょう。マイクをオンにしておくと、ビデオ会議にノイズが発生しやすくなります。咳払いやくしゃみで、相手の話を途切れさせないためにもマイクのオン、オフの切り替えをしましょう。

相手の話に集中する

ビデオ会議に参加しても相手の話をしっかりと聞いていなければコミュニケーションがとれません。ビデオ会議に参加しているけど、画面外の方向を見ている、他の作業を行っていると、相手に悪い印象を与えてしまいます。

ビデオ会議では、発言者の顔を見ながら話を聞きましょう。

テレワークは事前にコミュニケーションルールを作ること

テレワークが上手くいかない原因として、ルールが決まっていないことや、コミュニケーションツールの活用ができていないことがあげられます。テレワーク導入時にルールを作り、運用していく中で改善し、より業務効率が良く、生産性が高い方法を作り上げていく必要があります。