RPA（Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション）は、プログラムしたロボットによって、ホワイトカラー業務を自動化させるシステムのことです。 現在、企業は人材不足や働き方改革への対策を求められており、定型業務などの自動化を積極的に行って労働環境の改革に挑まねばなりません。

RPAでどういったことができるのか、RPAの活用事例などをご紹介します。

RPAによる自動化に適合する業務とは

RPAが対象とする業務にはどのような特性があるのでしょうか。

作業時間が多い業務

対象が膨大な量となる業務は、単純なフローでも作業時間が多く取られてしまいます。ロボットによる自動化が可能であれば、人間では不可能な素早い速度で処理が行えます。

単純作業の繰り返しが多い業務

ルーチンワークは同じことの繰り返しで構成されています。このような作業もロボットの得意とするところです。RPAによる自動化であれば、ヒューマンミスもなくなり、ダブルチェックも必要最低限になるでしょう。

毎週・毎月同じ作業を繰り返す業務

定期的に集計業務が必要な業務の場合、締め日の直前に業務が集中し、人力だとバランスの悪い業務量に従業員が疲弊してしまうことがあります。これもRPAであれば、事前に稼働する日や時間を予約設定しておけるので、従業員が作業しなければならない期限に間に合うように作業する、といったことがなくなります。

作業時間が就業時間外となる業務

ロボットは365日24時間を問わず、いつでも稼働できます。

自動化が可能な業務

事前のプログラミングによるルール化が可能であれば、RPAによる自動化ができます。 逆に、人間のように「考え、相談し、想像する」といったコミュニケーションを必要とするクリエイティブな業務はRPAロボットにはできません。

RPA導入の活用参考事例

次にRPAを活用している参考事例を紹介します。

WEB上の情報や評価を自動収集

自社製品の評価など、ネット上にある口コミ情報の収集もRPAで行えます。 人間が手動で口コミ検索をするとなると時間がかかりますし、重複も発生してしまうでしょう。しかしRPAの自動化であれば、素早く最新の評価を集めることができます。精度の高い、リアルタイムの評価を確認することができるのです。

他社の競合製品の情報収集や価格比較

自社の評価分析と同様に、競合他社の評価や製品価格もWEB上から情報収集します。ロボットによる素早い情報収集と分析で、人間はマーケティングに集中することができます。

経費精算業務の効率化

経理部門への経費精算もRPAによる自動化が可能です。 RPAなら精算システム・会計システムといった複数のアプリケーションを経由しての業務が可能です。そのため、これまで経理部門が逐一入力や確認をしていた業務も自動化で処理できるのです。

申請された内容のチェックと承認業務→基幹システムへの登録→Excelへの転記業務 このようにRPAを活用することにより、経費精算にかかる一連の処理が自動化され、時間を大幅に短縮できます。

売掛金管理業務の効率化

売掛金管理にかかわる業務プロセスも、RPAを導入することで効率化を図れます。

• ・申し込み情報をシステムへ入力
• ・請求書の作成と送付
• ・入金明細の照会
• ・データの取得
• ・請求データと入金データとを突き合わせる消込作業

RPAによるシステム連携を進めることで、正確性と迅速な処理を求められる処理も効率的な運用管理が可能になります。

データ入力や移行、登録処理

注文書や報告書類など、の社内のシステムに登録する作業をRPAにより自動化させることが可能です。継続的・大量に入力データが存在していたために手作業で時間を取られていた業務も、ロボットであればスムーズな入力処理がされます。

異なるシステムをまたいだ入力・登録作業はRPAの得意とするところです。外部企業のデータを社内システムへ登録・転記する業務などにも向いています。

レポートの作成

業務においてレポート作成をしなければならない場面は多々あります。業務報告レポートや勤怠管理、ログレポートなど、データを収集し手作業で作成するのは時間と手間がかかります。このレポート作成という定型業務も、RPAによって自動化が可能です。

メールの送受信

大量のメールの作成・送信・受信といった作業もRPAで自動化できます。 メールの送信は、細心の注意を払わねば宛先の間違いや添付ファイルのミスなどで情報漏洩にも繋がり、企業の信用度に大きく関わります。

頻繁な定型業務でありながら責任重大なこの作業を、RPAを利用することでリスクの低減・作業の高速化することができます。また進捗確認メールや定型レポートの受信、チェックリストの確認メールなどもRPAの連携によって運用可能です。

顧客情報のリストアップ

営業担当が必要とする顧客情報リストもRPAによってスムーズな作成が可能です。 社内の顧客データベースから条件に合致するデータを自動抽出することやウェブサイト上で検索・データ収集をし、そのデータを用いてのリストアップ作成などができます。

オペレーターのサポート

オペレーターは顧客情報の検索やチェック、ステータス確認など、業務の際に複数のアプリケーションやシステムを使用することがあります。RPAの導入によって照会や更新、入力も自動化することができ、一件あたりの処理時間を短縮できます。RPAのサポートによって処理件数は増加し、対応の素早さから顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。

システム管理のサポート

RPAは、定期的なメンテナンスやレポートの作成、異常値をチェックする機能によるアラート報告やメール連絡などのシステム管理のサポートにも活用できます。

沖縄県内のRPA導入事例

事業内容「天然ガス供給事業などの総合エネルギー事業」

• ・ガス使用量把握業務
• 毎日、顧客のガス使用状況を取得して入力するという定型業務がありました。 PCからクラウドにログインし、各顧客のデータを取得するという手作業の業務をRPAにより自動化しました。
• ・会計ソフトデータ入力業務
• 経理業務へのRPA導入により、複雑な入力項目をシンプルなExcelの入力業務に置き換えました。その結果入力ミスは減り、作業時間を大幅に短縮できました。

事業内容「家賃債務保証及び賃料管理リスクヘッジ業務」

• ・支払状況取込業務を自動化
• お客様からの支払情報を１時間毎に確認し、その支払情報を基幹システムに取り込み、支払いステータスを変更する一連の業務をRPA導入により自動化しました。
• ・変更業務の予約
• 期日に変更処理をしなければならない情報はその指定日まで書類を保管しておき、そして、指定日に変更処理をしなければなりませんでした。 しかし、RPAの予約機能を活用することで、変更がわかった時点で即座にデータ登録し、指定日にはRPAが自動的に処理してくれるようになりました。
• ・入退去確認FAX送信業務
• 不動産業ではまだ紙媒体を使う業務が多く、FAX送信業務にも多くの時間がかかっていました。 賃貸契約の確認に各不動産屋さんへFAXを送信する業務がありますが、それをRPAにより自動化しました。そのためこなせる件数が倍増し、情報の鮮度も向上しました。

事業内容「沖縄県内におけるICTの活用、取組支援、補助事業など」

• ・膨大なデータの支援金事務処理
• 手書きの支援金申請書を電子申請システムに登録するという作業を、RPA導入により自動化しました。手入力よりはるかに迅速に処理され、支援金申請から支給までをスピートアップできました。

インダストリンク：沖縄ITイノベーション戦略センター（略称 ISCO） 沖縄県内企業のRPA活用事例からみるRPAの真価　―　コロナ禍による非接触の働き方とデジタル化 https://industlink.jp/news/1605238467/ こちらのページにて、上記にご紹介したRPA導入事例の詳細なインタビューを掲載しております。導入の経緯や導入後の変化に至るまで、多面的に現場のお声を頂戴しております。ぜひご覧ください。

RPA導入事例で自社業務改善を検討する

RPAを導入することで、なんでも問題解決できるというわけではありません。導入を検討するのなら、課題に適した運用をこれまでの導入事例より学ぶことが大事です。専門家のアドバイスが必要の際は、当サイトをご活用ください。

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